Manejo del tiempo

Por Germán Carrillo Cárdenas, Gerente de Sinerware

El tiempo es el recurso más valioso con el que contamos, es indispensable para el éxito de cualquiera de nuestros proyectos, y para nuestra fortuna, es un recurso no discriminatorio, porque sin importar nuestras condiciones, todos contamos con el mismo tiempo y podemos decidir cómo queremos usarlo.

En los años de estudio, no es muy compleja la decisión sobre el uso del tiempo, porque tenemos un horario predefinido al cual nos debemos adaptar. Seguimos por meses el mismo horario, así que no debemos estar decidiendo semana a semana cómo vamos a usar todo nuestro tiempo, sino únicamente esa porción que queda libre después de cumplir con nuestras clases. No obstante, cuando incursionamos de lleno en la vida laboral, no tenemos un horario qué seguir, más aun si se es independiente, y empezamos a tener un gran caudal de tiempo, de la mano con otro igual de compromisos, por lo que si no administramos bien nuestro tiempo, vamos a ver como se escapa de nuestras manos sin dejar ningún resultado.

El manejo del tiempo es una habilidad, lastimosamente no aprendida y practicada sistemáticamente, sino resultado del devenir de las cosas y de esfuerzos esporádicos por cumplir con todos los compromisos que queremos. Aun así, es vital para el éxito de cualquier proyecto que emprendamos, y aprender a usarlo de una mejor manera nos dará mayores posibilidades de alcanzar los resultados que deseamos.

La pregunta que debemos empezar a contestar es ¿cómo manejar bien mi tiempo?

La respuesta es personal, particular para cada uno de nosotros, obedece a un ejercicio de autoconocimiento, de comprensión de la manera en la que puedo sacar mayor provecho del tiempo que empleo. Esto quiere decir que no hay una forma óptima universal, sino que cada cual debe encontrar esa manera que le da la mayor retribución. Por ejemplo, unos pueden sacar mayor provecho de la mañana para realizar actividades de creación intelectual fuerte, dejando para la tarde tareas rutinarias como comunicaciones, informes o diligencias. Para otros, la noche puede ser el momento en el que son más creativos y por tanto sus actividades creativas deberían ser realizadas en la noche mientras que las tareas rutinarias serían realizadas en la mañana. Por tanto, la primera tarea que pueden realizar en su camino para mejorar el manejo de su tiempo, es llevar un registro diario de las actividades que realizan, anotando hora de inicio, hora de fin y el resultado obtenido.

En un par de semanas, cuando revisen su registro, podrán encontrar características de la forma en que manejan su tiempo, así como circunstancias que lo afectan (ej. Interrupciones, ambiente, etc), con lo cual podrán sacar conclusiones sobre cómo lo manejan y cómo podrían mejorarlo.

Una vez que hemos identificado la forma en que manejamos nuestro tiempo, podemos empezar a usar instrumentos para administrarlo mejor y por tanto conseguir mejores resultados. Afortunadamente encontraremos fácilmente bibliografía sobre el tema, en internet, libros gerenciales o incluso artículos de empresarios en publicaciones universitarias. De acuerdo a nuestro ejercicio de autoconocimiento, y con un poco de interés, podremos empezar a hacer uso de un par de esos instrumentos, y con ello, mejorar los resultados obtenidos.

Ahora bien, para no quedarme solo en meditaciones sobre el manejo del tiempo, y poderles ofrecer algo práctico que justifique el tiempo empleado en la lectura de este artículo, voy a presentar a continuación 5 instrumentos o herramientas, que la mayoría de las veces, me permiten alcanzar mejores resultados, y sentirme más satisfecho con el manejo que le doy a mi tiempo semanal.

1. Lista de tareas:
No suena muy sofisticado pero da resultados. Hagan periódicamente (prueben diferentes periodos para que determinen con cual les va mejor) una lista de las tareas que deben realizar, priorizándolas de acuerdo a la urgencia y al tiempo que emplean, es decir, las tareas urgentes deben realizarse primero, pero si alguna de ellas toma demasiado tiempo, podrían dejar periodos intermedios para realizar tareas de menos urgencia pero que van a alcanzar a completar en poco tiempo. Hay software que puede ayudar, pero con que hagan un listado en un papel, ya es suficiente para empezar a utilizar este instrumento.

2. Planear las actividades de la semana:
Dediquen un rato del domingo en la noche, (tal vez tengan que perderse parte de una película repetida, pero mejor eso que perderse el programa de Pirry!), para hacer el calendario de su semana de trabajo. Empiecen incluyendo las actividades que ya tienen un tiempo asignado (ej. Reuniones, clases, conferencias, fechas límites para entrega de tareas), y luego, organicen el tiempo restante en las actividades que los lleven a cumplir con las tareas que tienen pendientes. Por lo general, van a encontrar que no les va a cuadrar exactamente lo planeado con lo ejecutado, pero cuando se planea, se dejan de olvidar compromisos y se evitan tiempos muertos pensando qué es lo que tengo que hacer.

3. Manejo de comunicaciones por bloques:
Las interrupciones pueden frustrar nuestros intentos por acabar una tarea en un período planeado. Las interrupciones más frecuentes son las relacionadas con comunicaciones que recibimos (ej. correspondencia, e-mails, llamadas, visitantes, compañeros del equipo de trabajo, etc.). No podemos anularlas completamente, pero podemos organizarnos para minimizarlas. Por ejemplo, no tengo que estar revisando el e-mail cada hora, ni tengo que leer la correspondencia entrante inmediatamente. Podría planear un bloque de media o una hora en la mañana y otro en la tarde, para leer las comunicaciones entrantes, así como para realizar las comunicaciones que necesito.

4. Aprovechar tiempos muertos:
Podemos sacar provecho de tiempos muertos para realizar algunas de nuestras tareas pendientes, especialmente aquellas de corta duración. Tiempo muerto es por ejemplo el que transcurre mientras me atienden en una cita, o en una fila, o mientras me entregan algo sin lo cual no puedo continuar lo que estaba haciendo, como un archivo, un informe, etc. Si no siento ningún perjuicio por cambiar de actividad durante esos tiempos, puedo tener a la mano un cuadernillo y mi lista de tareas, y empezar a evacuar tareas de corta duración, con lo cual ganaré tiempo a mi favor, bien sea para cubrir tareas que se extendieron más de lo esperado, o para dedicarlo a mi tiempo libre.

5. Planear el tiempo libre:
Usted querido lector, si es estudiante, sabrá que uno rara vez planea para beber una cerveza, y que los tiempos de esparcimiento se aprovechan de una forma casual. En general, es mejor así, pero cuando las actividades de la semana empiezan a ser variadas y exigentes, puede ser útil planear el tiempo libre, en primer lugar para respetarlo, porque con muchas tareas es fácil caer en la tentación de dedicarse solo al trabajo, y segundo, porque a veces resulta que puedo sacarle más provecho a mi tiempo libre cuando lo planeo, que cuando espero a ver qué pasa.

Estos sencillos instrumentos podrán ayudarlos a obtener mejores resultados. No los pongo en práctica todas las semanas, pero los resultados son mejores cuando lo hago. El manejo del tiempo es finalmente sencillo, lo que se necesita es mucho interés y disciplina, para que aprovechemos de la mejor manera nuestro más valioso recurso.

E-mail: gcarrillo@sinerware.com

CARICATURAS DESTACADAS

Tomadas de: www.thecuttingedge.ning.com/ y www.elmundodemafalda.com.ar/.../felipe/felipe_h4.gif